Đánh giá nền tảng Asana giúp quản lý công việc và cộng tác nhóm cho doanh nghiệp

"Làm việc từ xa" hoặc "làm việc tại nhà" (WFH) đã trở thành một cụm từ phổ dụng. Hơn 600.000 doanh nghiệp Việt Nam đã và đang dịch chuyển lên online phải đối mặt với nhiều "bài toán" về quản lý công việc và cộng tác khi làm việc từ xa. Kết quả là từng cá nhân không đạt hiệu suất làm việc tối đa, dự án có nguy cơ rơi vào ngõ cụt, dẫn đến nhiều hệ lụy nặng nề cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp cần làm gì để thúc đẩy năng suất làm việc trong thời kỳ bình thường mới?

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam đã bắt tay xây dựng một môi trường làm việc hiệu quả hội tụ 2 yếu tố: Sự minh bạch về thông tin, và tinh thần trao quyền (Empowerment), giúp tạo động lực và tăng năng suất làm việc cho nhân viên.

Đây chính là lúc các nền tảng quản lý và làm việc nhóm phát huy tác dụng, giúp các doanh nghiệp xây dựng văn hoá làm việc từ xa, vận dụng tư duy hướng tới mục tiêu và hiệu quả.

Tăng 45% hiệu quả công việc nhóm thông qua nền tảng làm việc "cộng hưởng"

Ông Tamas Kadar, Trưởng phòng phát triển kinh doanh thuộc Air France KLM Group, cho biết: "Nền tảng Asana đã giúp cho đội nhân viên chỉ 6 nhân sự có thể chuyển đổi nhà cung cấp đám mây và triển khai những công cụ mới một cách hiệu quả đến tất cả 1.500 nhân viên và người dùng trên thế giới."

Ra đời vào năm 2008 bởi cựu Sáng lập Facebook Dustin Moskovitz, Asana là nền tảng giúp các team từ Marketing, Sales, IT, Product, Operation đến Quản lý dự án, … quản lý công việc và cộng tác hiệu quả. Mục tiêu của Asana trong tương lai chính là kết hợp Trí thông minh của máy tính (Computer Intelligence) và Trí thông minh của con người (Human Intelligence) để thúc đẩy năng suất làm việc.

Asana hiện đang được sử dụng bởi nhiều công ty và tập đoàn lớn như Google, Hubspot, Spotify, Amazon, Slack, ... và hơn 100,000 tổ chức khác trên thế giới, và là nền tảng dẫn đầu trong Hạng mục Quản lý dự án (Project Management), 2021 trên Bảng xếp hạng của G2.

Mỗi thành viên có thể tham gia nhiều dự án, được phân bổ rõ ràng và xác định thông qua Task và Subtask

Điều gì khiến Asana được ứng dụng rộng rãi tại 195 quốc gia?

1. Giao diện đơn giản với ứng dụng đa dạng

Asana là một nền tảng phù hợp để bắt đầu với:

• Các team quản lý công việc và cộng tác trên cùng một nền tảng
• Công việc được trực quan hoá theo cách tổ chức phù hợp: Boards, List, Timeline và Calendar
• Mọi người nắm bắt được tổng quan dự án và tiến độ với deadline rõ ràng và ai chịu trách nhiệm cho công việc đó (owner)

2. Thúc đẩy tinh thần và trách nhiệm làm việc với Asana, xây dựng văn hoá làm việc minh bạch, hướng tới hiệu quả

• Chức năng Portfolio giúp nhà quản trị có góc nhìn overview toàn bộ danh mục dự án của công ty, nắm bắt workload của team để có sự điều phối phù hợp
• Chức năng Goals để quản trị mục tiêu, OKRs, giúp doanh nghiệp đi từ mục tiêu chiến lược xuống thực thi.
• Chức năng Dashboard/Reporting và khả năng tích hợp với Power BI giúp doanh nghiệp có báo cáo tổng quan tình hình tự động, giúp nhà quản trị dễ dàng đưa ra các quyết định chiến lược

Trình tự những công việc ưu tiên được Asana sắp xếp từ cao đến thấp. Asana tương thích tốt trên cả 2 nền tảng IOS & Android

3. Tối ưu năng suất làm việc và hiệu quả vận hành doanh nghiệp (operational excellence)

• Tự động hoá quy trình làm việc với tính năng Project Overview, Rules, Forms, Template tasks và Approvals
• Integration: Asana với hơn 100 Integrations như Dropbox, Google Drive, Adobe, Office 365, Slack, Gmail, Zoom, Microsoft Teams, … giúp đồng bộ thông tin về một nền tảng

Tập hợp các tính năng ưu việt đã giúp nền tảng Asana trở thành một phần không thể thiếu trong thành công của nhiều tập đoàn danh tiếng và công ty công nghệ. Ông Vincent Woon, CEO Holistic Software chia sẻ: "Asana thúc đẩy sự tự động hoá cho các nhóm làm việc, đồng thời cho phép ban điều hành duy trì sự hiện diện cũng như năng lực kiểm soát trên toàn bộ chiến lược và định hướng của công ty."

Đối với Công ty phần mềm Hubspot, nền tảng Asana đã tạo ra sự chuyển biến từ một "mớ bòng bong" đến hình thức quản lý tập trung. Bản chất đặc thù công việc của họ là tập hợp rất nhiều hoạt động linh hoạt liên tục, và Asana đảm bảo không có kẽ hở nào trong việc vận hành cả một hệ thống đầu việc chi li như vậy.

Từ ngày 01/07/2021, nền tảng quản lý công việc và làm việc nhóm Asana được chính thức phân phối và triển khai tại thị trường Việt Nam và APAC bởi công ty Flexidata. Thành lập từ 2011, Flexidata là công ty tư vấn chuyển đổi số cho hàng trăm doanh nghiệp và tổ chức giáo dục danh tiếng như: Đại Học Quốc Tế Anh (BUV), ĐH Fulbright Việt Nam (FUV), hệ thống trường Vinschool, trường quốc tế Renaissance, FPT, ngân hàng UOB, ngân hàng TPBank, Bayer Vietnam, TBS Group, NCSOFT, VNG…"Cộng tác hiệu quả" là sứ mệnh mà Flexidata đang theo đuổi thông qua nhánh giải pháp WorkSmart, nhằm nâng cao năng suất làm việc và hiệu quả cạnh tranh cho doanh nghiệp Việt Nam.