Kinh nghiệm quản lý thời gian làm việc tại văn phòng ảo

Đặc điểm khi làm việc tại những văn phòng ảo hay văn phòng linh hoạt

Thực tế làm việc tại văn phòng ảo hay môi trường linh hoạt cũng có rất nhiều sự khác biệt so với việc mỗi ngày lên văn phòng. Bởi những môi trường linh hoạt hay làm việc tại nhà, làm việc từ xa như văn phòng ảo cung cấp thường sẽ không có sự giám sát chặt chẽ hay liên tục từ sếp, quản lý. Môi trường làm việc này sẽ tạo nên sự thoải mái, linh hoạt hơn cho các nhân viên. 

Tuy nhiên cũng chính sự thoải mái càng cần có những kỹ năng sắp xếp thời gian làm việc hiệu quả, để đảm bảo năng suất cũng như chất lượng công việc, và tuyệt đối không rơi vào tình trạng “nước đến chân mới nhảy” hay deadline dồn dập.

Kỹ năng quản lý thời gian làm việc tốt sẽ giúp bạn có thể sắp xếp tất cả các công việc một cách dễ dàng theo trình tự phù hợp, từ đó có một danh sách những công việc theo thứ tự ưu tiên, giải quyết nhanh chóng và dễ dàng nhất. Với việc sở hữu những kỹ năng quản lý thời gian làm việc giúp bạn có thể tránh được việc lãng phí thời gian và gây tốn ít năng lượng hơn khi làm việc.

Một vài kinh nghiệm quản lý thời gian làm việc trong văn phòng ảo

Tạo tính kỷ luật và thói quen – Yếu tố cần thiết nhất khi làm việc linh hoạt từ xa

Đối với những người làm việc trong môi trường linh hoạt như trong văn phòng ảo thì tính kỷ luật và thói quen là vô cùng quan trọng và cần thiết. Bởi đây là môi trường làm việc không có áp lực giám sát từ cấp trên hay quản lý nên nếu không có tính kỷ luật sẽ không thể sắp xếp công việc hợp lý. Vì vậy để sử dụng thời gian một cách khoa học thì bạn nên đặt ra những quy tắc riêng và làm theo những quy tắc đó. Chỉ khi rèn luyện được tính kỷ luật thì bạn mới có thể tránh được tình trạng lo chạy đua với thời gian khi deadline dổ dồn.

Xác định mục tiêu

Để có thể quản lý được thời gian hiệu quả thì bạn cần phải có những mục tiêu rõ ràng. Bạn cần phải biết mình làm gì và cần phải làm gì. Đương nhiên xác định mục tiêu cần dựa trên lịch trình công việc cụ thể.

Checklist công viên cần phải làm mỗi ngày

Trước khi bắt tay vào làm việc, trước hết bạn cần phải lên được checklist công việc mỗi ngày để không bỏ sót bất kỳ công việc hay nhiệm vụ nào, kể cả những việc nhỏ nhất. Đồng thời việc liệt kê những đầu việc sẽ giúp sắp xếp thời gian hợp lý nhất.

Sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên

Sau khi có danh sách các công việc cần làm thì nên sắp xếp chúng theo thứ tụ ưu tiên. Tùy theo từng mức độ ưu tiên mà có thể sắp xếp việc nào làm trước, việc nào thực hiện sau. Đối với những đầu việc quan trọng nên có sự đánh dấu nổi bật để nhấn mạnh, tránh bỏ sót và đảm bảo tiến độ công việc.

Lên thời gian cụ thể cho từng nhiệm vụ và công việc

Đối với mỗi nhiệm vụ hay công việc đừng quên ước tính thời gian cần thiết, từ đó có thể dễ dàng tính tổng thời gian mỗi ngày để đảm bảo được hiệu quả công việc.

Có quỹ thời gian “để dành”

Để đảm bảo mọi công việc luôn diễn ra trôi chảy thì tốt hơn hết bạn nên có một quỹ thời gian “trống” trong ngày để giải quyết những công việc đột xuất hay những công việc kéo dài hơn dự kiến. Việc sắp xếp thời gian quá chặt chẽ sẽ khiến bạn dễ bị hoang mang hay áp lực.

Sử dụng phần mềm quản lý thời gian

Bên cạnh những kinh nghiệm quản lý thời gian trên thì ngày nay có rất nhiều những phần mềm để hỗ trợ người dùng quản lý thời gian làm việc hiệu quả. Khá nhiều phần mềm có thể giúp bạn lên lịch trình công việc, sắp xếp và phân bổ công việc theo mức độ ưu tiên, cũng như đảm bảo không bỏ sót bất kỳ công việc nào. Hơn thế nhiều phần mềm là hoàn toàn miễn phí nên càng thuận tiện hơn khi sử dụng. Một số phần mềm quản lý thời gian miễn phí mà bạn có thể tham khảo như any.do, asan, google keep, Gtask, due, Microsoft to do…

Quản lý thời gian làm việc luôn cần có những kế hoạch và tính kỷ luật cao, bằng việc xây dựng cho mình một nền tảng kỹ năng tốt bạn sẽ dễ dàng hơn khi làm việc, cho dù là làm việc ở văn phòng hay làm việc linh hoạt tại nhà. 

Để được tư vấn mọi thông tin văn phòng hay được hỗ trợ tư vấn thuê văn phòng ảo, văn phòng truyền thống tốt nhất, quý khách vui lòng liên hệ với chúng tôi theo địa chỉ:

• Website: https://officespace.vn/
• Địa chỉ: Tầng 23, Tòa nhà Vinaconex 9, Lô HH2-2 Khu đô thị Mễ Trì Hạ, Phạm Hùng, Nam Từ Liêm, Hà Nội.
• Hotline: 0969 017 557
• Fanpage: facebook.com/officespace.vn/