4 điều đã 'lỗi thời' nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn đang áp dụng hàng ngày

1. Sử dụng hóa đơn giấy trong mua bán, trao đổi hàng hóa & dịch vụ

Việc sử dụng hóa đơn giấy sẽ kéo theo những khoản chi phí không hề nhỏ cho công tác in ấn, đóng gói, chuyển phát, lưu kho,… Quá trình nhập và xử lý hóa đơn thủ công cũng tốn nhiều thời gian và nguy cơ sai sót cao. Ngoài ra, những rủi ro nghiêm trọng khác của hóa đơn giấy còn ở tính bảo mật kém (do phải qua tay nhiều người ở nhiều công đoạn xử lý) và khả năng bị thất lạc, hư hỏng do những sự kiện bất khả kháng (trộm cắp, cháy nổ, thiên tai…).

Ngược lại, chỉ với một phần mềm hóa đơn điện tử (HĐĐT) và biết cách sử dụng chữ ký số, doanh nghiệp có thể thực hiện mọi nghiệp vụ kế toán và thủ tục hành chính liên quan tới hóa đơn. Theo Kế toán trưởng Công ty Sơn Hà (Bắc Ninh), HĐĐT giúp doanh nghiệp tiết kiệm tới 80% chi phí mỗi hóa đơn, cắt giảm 70% quy trình phát hành và tới 99% thời gian cho các công tác xử lý/lưu trữ.

Trên thị trường, phần mềm hóa đơn điện tử VNPT - VNPT Invoice do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam phát triển là một giải pháp HĐĐT ưu việt với chi phí hợp lý nhất, được khuyên dùng cho cả tập đoàn lớn và các doanh nghiệp vừa và nhỏ.

Hóa đơn điện tử mang lại nhiều lợi ích vượt trội so với hóa đơn giấy.

2. Không đồng nhất trên một nền tảng từ khâu tư vấn đến bán hàng, hậu mãi

Rất nhiều doanh nghiệp không đồng nhất hệ thống tiếp thị, bán hàng, quản lý, chăm sóc khách hàng trên cùng một nền tảng CRM. Điều này dẫn đến tình trạng làm việc rời rạc, quy trình cồng kềnh, chồng chéo, dễ thất lạc thông tin. Chưa kể, các lãnh đạo sẽ khó nắm bắt được bức tranh tổng thể của doanh nghiệp, tiến độ của từng dự án, sai sót nào cần được điều chỉnh kịp thời, hiệu quả làm việc của từng nhân viên ra sao để có chế độ đãi ngộ công bằng…

Để đảm bảo tính hiệu quả và tập trung trong quy trình, cũng như gắn kết nhân viên và các phòng ban trong quản trị nội bộ, Tập đoàn VNPT đã xây dựng giải pháp OneBusiness - Quản trị tổng thể doanh nghiệp. Nền tảng đóng vai trò như một môi trường làm việc trực tuyến hoàn chỉnh với giao diện trực quan và dễ sử dụng. Toàn bộ các tính năng quản lý trong nội bộ và quan hệ khách hàng được tích hợp sẵn, giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu quả kinh doanh, tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Các khâu marketing, bán hàng, dịch vụ khách hàng…có liên quan mật thiết, cần được quản lý một cách đồng bộ bằng một nền tảng thống nhất.

3. Trao đổi luồng thông tin qua các ứng dụng “free” như Zalo, Facebook

Không ít doanh nghiệp dùng Facebook, Zalo hoặc các ứng dụng nhắn tin miễn phí để thực hiện nhiều chức năng: Giao việc cho nhân viên, báo cáo tình hình công việc, chia sẻ tài liệu, giao tiếp nội bộ trong một hoặc nhiều phòng ban.

Với cách áp dụng trên, nhân viên rất dễ bị xao nhãng vì phải vừa làm, vừa theo dõi “bão tin nhắn” ở hàng chục nhóm “chat” rời rạc. Chưa kể, các cuộc trò chuyện riêng tư với gia đình, bạn bè cũng không được phân loại mà dễ bị lẫn lộn với tin nhắn công việc, khiến những thông tin/tài liệu quan trọng có thể bị bỏ sót.

Để chấm dứt tình trạng trên, VNPT iOffice Quản lý văn bản điều hành được ra mắt, mang lại một nền tảng chuyên nghiệp và đồng bộ cho mọi công tác hành chính và cộng tác nhóm. Đây cũng được xem là mạng xã hội riêng cho doanh nghiệp để cập nhật thông tin (công văn, lịch họp, tin tức, thông báo, các đầu việc được giao,...), đảm bảo quá trình liên lạc nội bộ hiệu quả và đặc biệt bảo mật.

Thay vì sử dụng các ứng dụng mạng xã hội để giao việc một cách lộn xộn, rời rạc, một giải pháp quản lý điều hành riêng cho doanh nghiệp là sự lựa chọn hợp lý hơn.

4. Không đồng nhất dữ liệu lên các nền tảng đám mây

Dữ liệu nằm lẻ tẻ nhiều nơi, mỗi nơi lại phân tán ra hàng chục file tài liệu, hàng trăm email,… sẽ khiến nhân viên gặp khó khăn khi thu thập, phân tích số liệu để làm báo cáo; các bộ phận cũng mất thời gian họp hành để trao đổi thông tin cho nhau. Để khắc phục tình trạng trên, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng điện toán đám mây vào hoạt động hàng ngày.

>>Tìm hiểu thêm về: Điện toán đám mây là gì và liệu doanh nghiệp có nên ứng dụng để tăng hiệu suất công việc?

Phần mềm VNPT Cloud chính là giải pháp ứng dụng đám mây hỗ trợ doanh nghiệp đồng bộ mọi dữ liệu vào một cơ sở chung thống nhất, đảm bảo an toàn, bảo mật và quản lý hiệu quả; cho phép người dùng được phân quyền và truy cập từ mọi nơi trên mọi thiết bị có kết nối internet; đồng thời có thể tích hợp với hệ thống nội bộ sẵn có của doanh nghiệp. Đặc biệt, VNPT Cloud còn có thể tùy chỉnh theo nhu cầu riêng của từng đơn vị với chi phí hợp lý, dùng đến đâu trả tiền đến đó.

Nền tảng điện toán đám mây hỗ trợ lưu trữ, đồng bộ và bảo mật dữ liệu hiệu quả.

Nhìn chung, chuyển đổi số là chìa khóa để doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Nhưng không phải cứ chuyển đổi số thì sẽ đem lại thành công, điều này sẽ không xảy ra nếu doanh nghiệp ứng dụng công nghệ sai cách. Để tối ưu chi phí và hiệu quả chuyển đổi số, doanh nghiệp có thể cân nhắc sử dụng chung một hệ sinh thái số rộng lớn của tập đoàn VNPT. Với sự hỗ trợ của đội ngũ tư vấn và kỹ thuật viên chuyên nghiệp, doanh nghiệp sẽ dễ dàng tiếp cận các giải pháp công nghệ để phục vụ đắc lực cho mọi nhu cầu thiết yếu.