Có khá nhiều phần mềm giúp đồng bộ hóa dữ liệu giữa các thư mục trên máy tính với Google Docs, tuy nhiên, Syncdocs có thể là ứng cử viên sáng giá vì dễ dùng và miễn phí.
Đồng bộ tài liệu văn bản từ máy tính sang Google Docs qua Syncdocs
Syncdocs sẽ giúp bạn biến 1GB lưu trữ trực tuyến từ tài khoản Google Docs thành "ổ cứng trên mây", cho phép nhiều người dùng có thể cùng mở tập tin và đồng bộ nó trên nhiều máy tính hoặc điện thoại thông minh mà không cần máy phải cài đặt Microsoft Office. Bạn có thể thực hiện thay đổi khi offline, các tập tin sẽ tự động được đồng bộ hóa khi có kết nối internet trở lại .
<><>Syndocs tương thích Windows XP, Vista và Windows 7. Yêu cầu cài đặt .NET framework 3.5.
Các tính năng chính của Syncdocs:
-
Tự động đồng bộ và sao chép khi có các tập tin mới hoặc có sự thay đổi.
-
Cấu trúc thư mục được bảo toàn và có thể làm việc với tất cả các loại tập tin.
-
Dễ dàng chia sẻ và kiểm soát truy cập .
-
Xem file PDF và tài liệu hoặc các file đính kèm email trên Google Docs mà không cần lo lắng về spyware hay virus.
Đầu tiên, bạn cần tải gói cài đặt chương trình về theo đường dẫn trên và tiến hành cài đặt. Quá trình cài đặt gần xong, hộp thoại Link to your Google account hiển thị, bạn nhập Username và Password của tài khoản Google vào đây. Nếu chưa có thì chọn Click here to sign up để đăng kí sử dụng các dịch vụ của Google. Tiếp tục nhấn Next để chương trình kiểm tra tính xác thực của tài khoản này.
Chọn tài khoản Google để đồng bộ
Bước tiếp theo, chọn thư mục bất kỳ tại <>Syncdocs folder location để chương trình biến thư mục đó thành "ổ đĩa trên mây" của Google Docs. Tại phần Advanced bạn có thể chỉnh lại một số chức năng cao cấp của chương trình như là <>Sync all file types (đồng bộ tất cả các định dạng) hoặc<> <>Only sync file types... (chỉ đồng bộ các tập tin và định dạng được chỉnh sửa tại Google Docs). Sau đó, nhấn Next để hoàn tất quá trình cài đặt.
Các chọn lựa thiết lập
Chương trình sẽ hiển thị dưới khay hệ thống và bắt đầu đồng bộ những tập tin đã có sẵn trên Google Docs với thư mục mà bạn chọn khi nãy.
Tùy chỉnh nâng cao
Bạn có thể nhấn <>Ctrl + Alt + S và chọn vào <>Preferences để tùy chỉnh thêm các chức năng nâng cao hoặc nhấn phải chuột vào biểu tượng chương trình dưới khay hệ thống và chọn<> Preferences.
Tại đây có các thẻ chính như General, Docs and Files, Folder, Account, Proxy và Advanced. Lúc cài đặt bạn có thể đã chọn đồng bộ tất cả các tập tin và định dạng, tuy nhiên nếu bạn chỉ muốn đồng bộ các tập tin được chỉnh sửa trên Google Docs thì truy cập vào thẻ <>Docs and Files và chọn lại tại mục Select file types to sync.
Bạn có thể thay đổi thư mục mặc định bằng cách chuyển qua thẻ <>Folder và nhấn <>Change để thay đổi lại thư mục khác mà bạn muốn đồng bộ, ngoài ra chương trình còn cung cấp cho bạn chức năng biến ổ đĩa lưu trữ 1GB của Google Docs thành ổ đĩa trong máy tính bằng cách chọn tên các ổ đĩa chưa được sử dụng tại mục<> Driver letter và nhấn Ok để hoàn tất. Ổ đĩa của Google Docs sẽ lập tức hiện ra trong hệ thống.
Thiết lập lại cho Folder và Account trong Preferences
Ngoài ra, bạn có thể thay đổi tài khoản khác tại thẻ <>Account, bạn chỉ cần nhập Username và Password của tài khoản Google (Gmail) nhấn OK. Sau này, bạn có thể chuyển đổi và đồng bộ qua lại giữa các tài khoản khác nhau bằng cách chọn vào mục <>Switch to another account . Nếu có lỗi trong quá trình sử dụng do bạn chỉnh sửa các tùy chỉnh mặc định của chương trình, bạn có thể khôi phục lại các cài đặt gốc bằng cách truy cập vào thẻ Advanced và chọn Default Settings .
Chương trình còn hỗ trợ bạn xem các định dạng tập tin mà Google Docs hỗ trợ từ máy tính bằng cách nhấn chọn vào tập tin cần xem và phải chuột chọn View in Google Docs, nếu tập tin này chưa có trên Google Docs thì sẽ được đồng bộ lên sau đó thì mới xem được.
