Không giống như trình duyệt web với khả năng hiển thị các website trên từng tab riêng biệt, bộ phần mềm Office của Microsoft mở mỗi file trên một cửa sổ riêng biệt, điều này khiến thanh Taskbar trở nên lộn xộn nếu có nhiều file được mở. Office Tab sẽ giúp giải quyết vấn đề này.
Phong cách duyệt nội dung theo từng tab riêng biệt trên 1 cửa sổ phần mềm đang trở nên thông dụng hơn, chẳng hạn các trình duyệt web, và mới đây nhất, phần mềm Yahoo! Messenger cũng đã nâng cấp, cho phép người dùng chat với nhiều người trên cùng 1 cửa sổ dưới dạng các tab riêng biệt.
Sở dĩ, việc thu gọn lại thành các tab nằm trong 1 cửa sổ sẽ giúp tiết kiệm không gian trên thanh taskbar, thay vì hàng loạt các cửa sổ của phần mềm, thì giờ đây, tất cả đều nằm chung trong 1 cửa sổ phần mềm duy nhất.
Mặc định, khi bạn mở hàng loạt các file Office khác nhau (Word, Excel, PowerPoint), mỗi file sẽ được mở trên từng cửa sổ riêng lẻ.
Office Tab là phần mềm nhỏ gọn và miễn phí, sẽ cho phép người dùng mở các file văn bản (Word, Excel và PowerPoint) dưới dạng các tab riêng biệt trong cửa sổ của phần mềm, tương tự như khi duyệt web trên trình duyệt web.
Điều này cho phép tiết kiệm không gian trên thanh taskbar của Windows, cũng như cho phép người dùng chuyển đổi qua lại giữa các file đang mở để xem nội dung dễ dàng hơn, thay vì phải chuyển đổi qua lại giữa các cửa sổ như trước đây.
Download phần mềm miễn phí tại đây hoặc tại đây.
Phần mềm tương thích với cả Office 2003, 2007 và 2010.
Trong quá trình cài đặt, phần mềm sẽ cho phép người dùng chọn để áp dụng tính năng duyệt theo tab trên Word, Excel hoặc PowerPoint. Tại hộp thoại này (hình minh họa dưới), bạn có thể đánh dấu để chọn theo tùy ý.
Sau khi quá trình cài đặt kết thúc, hộp thoại tùy chỉnh của phần mềm ‘Office Tab Center’ sẽ hiện ra, hoặc bạn có thể kích hoạt từ shortcut của phần mềm từ bên ngoài desktop để mở hộp thoại này.
Tại đây, bạn có thể chọn phần mềm tương ứng (Word, Excel hoặc PowerPoint) để thay đổi thiết lập hiển thị các tab trên phần mềm này.
Mặc định, các tab của file đang mở sẽ được hiển thị bên dưới thanh công cụ của phần mềm đó. Chẳng hạn như Word với hình minh họa ở dưới đây.
Các file văn bản hiển thị dưới dạng tab trên phần mềm soạn thảo Word
Trong trường hợp bạn muốn thay đổi vị trí hiển thị này, tại hộp thoại ‘Office Tab Center’ ở trên, tại mục ‘Position’, bạn có thể chọn vị trí để hiển thị các tab, chẳng hạn đưa thanh tab xuống phía dưới cùng của cửa sổ soạn thảo, hoặc đưa sang cạnh trái, phải tùy ý muốn.
Trong trường hợp bạn thấy các tab hiển thị quá đơn điệu và khó nhận diệt, tại hộp thoại ‘Office Tab Center’, bạn chọn phần mềm cần sửa đổi, sau đó chọn mục ‘Style&Color’. Tại đây, bạn có thể tùy chỉnh màu sắc và phong cách hiển thị của các tab theo ý muốn.
Chẳng hạn, tại mục ‘Tab Style’, phần mềm sẽ cung cấp 11 kiểu hiển thị thanh tab khác nhau, bạn có thể chọn 1 kiểu hiển thị thanh tab phù hợp với bạn nhất. Tại mục ‘Tab Font’ bên dưới, bạn có thể đánh dấu vào 2 tùy chọn, sau đó chọn kiểu font cũng như cỡ chữ cho tên file hiển thị trên tab.
Trong trường hợp muốn các tab trở nên khác biệt và dễ nhận diện hơn, đánh dấu vào mục ‘Tab Color’ ở bên dưới đó, sau đó chọn màu sắc để phân biệt giữa các tab đang được chọn với các tab còn lại.
Nhấn OK để lưu lại thiết lập, khởi động lại phần mềm Office để các thiết lập phát huy tác dụng. Bây giờ, các tab trên phần mềm Office sẽ được thay đổi phong cách và màu sắc đúng như bạn đã chọn, để trở nên rõ ràng và dễ sử dụng hơn.
Lưu ý: Bạn phải tự thiết lập lần lượt cho từng phần mềm khác nhau (Word, Excel và PowerPoint).
Ngoài việc tiện dụng trong việc tiết kiệm không gian trên thanh taskbar khi mở đồng thời nhiều file văn bản, Office Tab còn thực sự rất hữu dụng khi cung cấp các tính năng quản lý từng tab riêng biệt, tương tự như khi bạn quản lý các tab trên trình duyệt web.
Chẳng hạn, khi mở đồng thời nhiều file văn bản trên nhiều tab của Word, bạn có thể kích chuột phải vào 1 tab bất kỳ rồi chọn các chức năng hiện ra từ menu, chẳng hạn lưu file trên tab đó, mở hoặc đóng file… mà không cần phải chọn các chức năng này từ menu của phần mềm.
Tuy nhiên, vì đây chỉ là phiên bản miễn phí, cho nên người dùng không thể chọn các chức năng có kèm dấu * (chỉ dành cho phiên bản trả phí).
Một điều khá thú vị đó là hệ thống phím nóng để điều khiển các tab trên Office Tab hoàn toàn tương tự như hệ thống phím nóng trên trình duyệt web.
Chẳng hạn, để đóng 1 tab, bạn có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl+W, hay nhấn đúp chuột (hoặc chuột giữa) vào 1 tab để đóng tab đó hoặc nhấn tổ hợp Ctrl+Tab để chuyển đổi qua lại giữa các tab hoặc bạn có thể dùng chuột kéo và thả để di chuyển vị trí giữa các tab trên danh sách tab đang mở hiện tại…
Điều này có nghĩa là nếu bạn vẫn thường xuyên sử dụng các phím nóng để điều khiển tab trên trình duyệt web, thì việc điều khiển các tab trên Office Tab cũng hoàn toàn dễ dàng và tiện lợi.
Đặc biệt, cũng tương tự như Firefox, trong trường hợp bạn đóng cửa sổ Office (Word, Excel hay PowerPoint) với nhiều file đang được mở trên các tab, phần mềm sẽ tự động hỏi bạn có muốn đóng cửa sổ phần mềm này hay không, hay chỉ muốn đóng tab hiện tại.
Để trở lại cách sử dụng Office như trước đây (mỗi file nằm trên 1 cửa sổ riêng biệt), bạn chỉ việc gỡ bỏ Office Tab như một phần mềm bình thường.
Có thể nói, với sự giúp đỡ của Office Tab, phong cách sử dụng phần mềm Office trở nên thuận lợi hơn rất nhiều, đặc biệt với những ai thường xuyên phải mở đồng thời nhiều file văn bản để cùng làm việc hoặc so sánh nội dung với nhau.
Phạm Thế Quang Huy
