Trong công việc thì email luôn là sự lựa chọn cực kỳ phổ biến. Tuy nhiên nó không hẳn là phương thức liên lạc hiệu quả nhất.
Ưu điểm
- Tính toàn cầu. Mọi người đều có địa chỉ email cá nhân, bạn có thể gửi thư từ bất kỳ nhà cung cấp email nào tới các nhà cung cấp email khác.
- Bạn có thể cùng lúc tương tác với nhiều người chỉ qua 1 email.
- Thư gửi đi và thư nhận được luôn được lưu lại trên máy chủ của nhà cung cấp dịch vụ, dễ dàng tìm kiếm và theo dõi.
Nhược điểm
- Tốc độ chậm. "Chậm" là một thuật ngữ tương đối, vì các email được gửi trên cả thế giới chỉ trong một vài phút hoặc một vài giây. Tuy nhiên, khi nào một email thực sự được gửi phụ thuộc vào chức năng của máy chủ và phần mềm email, và bạn không biết khi nào họ thực sự nhận được thư.
- Đầy rẫy thư rác. Mặc dù chiến dịch của Microsoft đã xóa sổ bớt các botnet nhằm giảm tải spam nhưng theo báo cáo mới đây của Symantec thì thư rác vẫn còn chiếm gần 3/4 số email.
- Là nơi lây nhiễm malware. Malware trong email có thể dưới dạng liên kết hoặc tập tin đính kèm và đây là 1 trong những phương tiện lây nhiễm malware và virus nhiều nhất.
Kết luận
Email vẫn là hình thức liên lạc được sử dụng rộng rãi nhất hiện nay trên Internet. Nó rất hiệu quả trong việc tương tác và chia sẻ tập tin với nhiều người 1 lúc. Ngoài ra bạn cũng có thể tìm kiếm lại các hội thoại lưu trữ dễ dàng.
IM rất nhanh chóng và rất thuận tiện cho việc giao tiếp trong cùng 1 nhóm hay 1 công ty, tuy nhiên để giao tiếp với 1 đối tác bên ngoài thì nó không hẳn là lựa chọn tốt nhất.
Ưu điểm
- Tức thời. Chỉ cần người nhận đang online thì tin nhắn của bạn sẽ được gửi đến ngay lập tức.
- Ngắn gọn. Thông thường các IM thường rất ngắn gọn và đi thẳng vào nội dung vấn đề.
Nhược điểm
- Gây phiền hà. Thông thường các IM hiện thẳng ngay lên màn hình với âm báo lớn và nếu lúc đó bạn đang tập trung làm việc khác thì nó thực sự rất phiền phức.
- Tính độc quyền. Giao tiếp bằng IM yêu cầu cả hai bên phải có tài khoản của cùng một dịch vụ IM. Có một số dịch vụ cho phép giao tiếp với các dịch vụ khác, tuy nhiên về cơ bản, nếu người nhận sử dụng Yahoo, bạn cần phải đăng nhập vào Yahoo mới có thể chat được.
- Phải đăng nhập. Nếu như bạn không đăng nhập vào dịch vụ tin nhắn, không ai có thể liên lạc được với bạn.
- Không lưu lịch sử trò chuyện. Bạn có thể chọn lưu trữ các cuộc hội thoại qua IM, nhưng mỗi lần giao tiếp lại được lưu trữ riêng. Khi bạn cần xem lại một chuỗi các liên lạc trong thời gian dài thì bản log lưu trữ IM hoàn toàn vô ích.
Kết luận
IM cho phép người dùng giao tiếp và đàm thoại theo thời gian thực. Mặc dù cũng có những tin nhắn lừa đảo và spam, chúng không phổ biến như với email. IM đặc biệt thích hợp cho liên lạc với bạn bè.
Cũng như IM, SMS cho phép bạn liên lạc theo thời gian thực. Dù không “chuyên nghiệp” như email hay IM nhưng SMS cũng rất hữu dụng trong các tình huống nhất định.
Ưu điểm
- Tính tức thời. Giống như IM, SMS được gửi theo thời gian thực. Hơn nữa SMS cũng có thể gửi và nhận tại bất cứ đâu bất cứ lúc nào bằng điện thoại di động.
- Tính toàn cầu. Tương tự như email, SMS không bị ràng buộc bởi các nền tảng độc quyền. Miễn là người bạn liên lạc có điện thoại di động, họ sẽ nhận được SMS từ bạn ngay lập tức.
- Tính hiện thời. Mọi người thường mang theo điện thoại di động bên mình. Họ có thể không nhận được một email hoặc IM ngay lập tức, nhưng SMS thường là cách liên lạc nhanh nhất.
Nhược điểm
- Bạn phải trả phí. Với mỗi SMS bạn sẽ phải trả 1 mức phí nhất định cho nhà mạng.
- Không có bản lưu trữ. Dù các điện thoại đều có khả năng lưu trữ tin nhắn, nhưng rõ ràng việc tìm kiếm lại 1 đoạn hội thoại nhất định không dễ dàng như với email.
Kết luận
Vì điện thoại di động gần như 1 vật bất ly thân, tin nhắn SMS là một phương pháp rất hiệu quả để gửi thông tin ngay lập tức. Nếu bạn cần thông báo tin tức khẩn cấp, bạn nên chọn SMS thay vì email hay IM.
