Dịch vụ webmail của Microsoft có nhiều cải tiến mới như lọc thư "nửa rác", thêm nhiều công cụ quản lý hộp thư, tăng khả năng lưu trữ và tương thích nền tảng di động.
Trong một bài đăng trên blog, Dick Craddock, trưởng nhóm lập trình Hotmail của Microsoft cho biết bộ lọc thông minh (SmartScreen) trong Hotmail giúp giảm đáng kể thư rác thực sự trong hộp thư đến (inbox) xuống dưới 3%. Tuy nhiên, theo ông như vậy vẫn chưa đủ, bởi vì 75% thư rác theo như báo cáo của người dùng thực ra là những bản tin hay chào giá thực sự hợp pháp, hoặc có thể là những thư mà bạn không muốn nhận nữa. Ông gọi loại email không mong muốn này là graymail.
Theo Dick, hơn một nửa số email trong hộp thư đến là bản tin hoặc các bản chào giá, 17% là cập nhật mạng xã hội, và khoảng 14% email người khác gửi tới. Phần còn lại là email từ danh sách nhóm mua, hóa đơn và giao dịch mua sắm, và thư rác thực sự.
 |
<>Graymail là gì?
Vấn đề với hộp thư đến ngày nay là nó rất dễ bị lấp đầy bởi hàng đống email bạn không hề mong muốn. Đó có thể là những bản tin bạn đã đăng ký và quên rồi (nhưng vẫn nhận được đều đặn), hoặc có thể là các bản tin mà bạn nhận được khi đăng ký tham gia một dịch vụ mới (và quên bỏ tùy chọn trong hộp thoại kiểu như "gửi cho tôi thật nhiều email!"). Hoặc thậm chí đó có thể là những cập nhật bạn nhận được từ một mạng xã hội hay trang web. Đặc trưng của graymail là cùng một thư nhưng một người nghĩ là "thư rác" trong khi với người khác có thể lại thực sự quan trọng. Nó không "đen", cũng không "trắng", vì thế mà có tên graymail (gray nghĩa là xám).
Dick cho rằng 75% email khách hàng xem như thư rác chính là graymail không mong muốn gửi tới từ những trang web hợp pháp mà họ đã đăng ký. Và do hộp thư đến quá bề bộn nên chúng rất dễ bị người dùng bỏ qua. Đó là lý do vì sao phiên bản Hotmail mới có thêm tính năng mới giúp khách hàng lấy lại quyền kiểm soát hộp thư của họ.
<>Phân nhóm tin tức
Hotmail cung cấp tính năng cho phép tự động phân nhóm những cập nhật mạng xã hội, các thư đính kèm tài liệu Office, thư có hình ảnh, và cả những thư chuyển hàng. Còn có thêm một nhóm đặc biệt cho các bản tin. Công nghệ SmartScreen giúp lọc ra chính xác 95% email đã được phân nhóm như các bản tin. Trong thực tế, mỗi khi bạn phân loại một email như một bản tin, bộ lọc sẽ nhận dạng tốt hơn, cho cả chính bạn và những người dùng Hotmail khác.
<>Dừng nhận tin chỉ với một cú nhấp chuột
Đôi khi bạn không muốn một bản tin nào đó cứ "chui" vào hộp thư, nhưng không biết phải làm thế nào để dừng nhận nó. Bây giờ với Hotmail, bạn có thể thực hiện chỉ cần một bước. Nhấp bỏ đăng ký, và chỉ cần thế. Dịch vụ Hotmail sẽ tự động báo cho trang web biết ngừng gửi thư cho bạn, sử dụng Sweep để ngay lập tức làm sạch mail của bạn và loại bỏ tất cả các bản tin cũ từ cùng một nguồn gửi tới như vậy, và cuối cùng gửi bất kỳ những tin mới từ nguồn đó tới hộp thư rác của cho đến khi người gửi đưa bạn ra khỏi danh sách của họ.
 |
<>Schedule Cleanup - lập lịch dọn thư
Có thể một lúc nào đó bạn muốn tiếp tục nhận được bản tin, nhưng chỉ muốn giữ lại bản sao mới nhất. Điều này thích hợp cho các trang web hoặc bản chào hàng mua sắm. Vì bản tin dạng đó chỉ thực sự hữu ích trong tuần đầu tiên và sau đó bản chào hàng hết hạn hoặc có một bản tin mới thay thế. Tính năng mới Schedule Cleanup là một công cụ độc đáo mới của Hotmail, chạy trong chế độ nền để giữ cho hộp thư đến của bạn tổ có chức. Với Schedule Cleanup, bạn có thể:
- Chỉ giữ thư mới nhất từ một nguồn gửi tới
- Xóa các thư quá thời hạn (3 ngày, 10 ngày, 30 ngày hoặc 60 ngày)
- Chuyển các thư vào một thư mục khi vượt quá thời hạn
Dưới đây là một số cách để sử dụng Schedule Cleanup:
- Chỉ giữ email lịch sự kiện mới nhất từ trang web yêu thích của bạn
- Chỉ giữ các bản chào hàng mới nhất từ Groupon hoặc bất kỳ nhà cung cấp mua chung khác
- Xóa các bản tin của bạn sau 10 ngày - theo cách đó, cho dù bạn đọc hay không, chúng không bao giờ làm nghẽn hộp thư đến của bạn
- Tự động lưu trữ những email từ các tổ chức tài chính của bạn vào một thư mục sau 30 ngày.
 |
<>Đánh dấu flag - làm nổi bật email quan trọng
Cuộc chiến với graymail không chỉ là xóa hoặc chuyển chúng đến các thư mục. Nó cũng đảm bảo để bạn có thể tìm thấy các thư nhanh chóng, đặc biệt là những thư quan trọng nhất đối với bạn.
Làm nổi bật một thư quan trọng để không bị quên là điều cần thiết. Rất nhiều người đánh dấu bằng cách gắn thuộc tính chưa đọc (unread). Tuy nhiên, chúng lại gây lẫn lộn khi có thư mới đến. Một số người chuyển tiếp thư cho chính mình để nó ở trên cùng của hộp thư của họ.
Hotmail dùng các cờ (Flag) để đánh dấu, và cải tiến mới cho phép khi bạn gắn flag cho một thư, nó được "đính" trên cùng của hộp thư của bạn và sẽ nằm ở đây, ngay cả khi có email mới đến. Điều này có nghĩa là những thư quan trọng nhất sẽ luôn đập vào mắt bạn. Hơn nữa, bạn thậm chí có thể thiết lập các quy tắc để tự động gắn flag thư đến từ những người gửi nhất định, do đó những thư quan trọng nhất của bạn luôn nằm phía trên hộp thư đến.
 |
Tất nhiên, các thư được gắn flag tạo thành một nhóm (hay một mục), giống như các bản tin hoặc cập nhật mạng xã hội, vì vậy bạn có thể sử dụng kết hợp với Sweep hoặc Schedule Cleanup.
<>Tạo các nhóm tuỳ chỉnh cho các dạng email khác
Bạn có thể nhanh chóng tạo ra một nhóm mới và cùng lúc áp dụng nhóm đó cho tất cả các thư liên quan. Bạn cũng có thể phân loại thư ngay trong danh sách thư với các cột nhóm mới. Và tên các nhóm hiển thị dưới nhãn QuickViews ngay phía dưới các thư mục bên cột trái của giao diện Hotmail, vì vậy hỗ trợ bạn tìm kiếm dễ dàng hơn nhiều.
 |
<>Quản lý thư mục tiện lợi
Categories, Sweep, và Schedule Cleanup rất hữu ích cho quản lý thư mục. Đơn giản chỉ cần nhấp chuột vào một thư, nhấn Sweep hoặc Schedule Cleanup, và chuyển tất cả các thư từ người gửi đó (hoặc thư trong một nhóm), gồm cả các thư trong tương lai, vào một thư mục. Tương tự, bạn có thể tạo ra các thư mục riêng của chính mình cùng các thư mục con.
Thêm nữa, Hotmail còn có công cụ quản lý thư mục tiên tiến, cho phép dùng thao tác kéo và thả (chuột), tạo nhanh các thư mục mới không cần truy cập menu, và một menu chuột phải cho các thư mục, cho phép bạn đánh dấu tất cả mọi thứ trong thư mục như đã đọc, hoặc đổi tên, làm sạch, hoặc thậm chí xóa thư mục.
Trên đây là sơ lược những tính năng mới nhất của dịch vụ 15 năm tuổi Hotmail mới được Microsoft bổ sung. Kết quả có được sau gần 6 năm thu thập thông tin và nghiên cứu từ cơ sở dữ liệu 360 triệu người dùng trên toàn thế giới của dịch vụ Hotmail.
