8 thủ thuật cho người hay dùng Microsoft Office

<>

8 thủ thuật đơn giản những cực kỳ hữu ích đối với những ai thường xuyên sử dụng các phần mềm văn phòng thuộc bộ Office 2003/2007/2010.

1. Chuyển đổi định dạng PDF sang Word

Bạn có thể chuyển đổi trực tuyến định dạng PDF sang Word bằng cách truy cập địa chỉ http://www.pdftoword.com/, nhấn nút <>Browse bên dưới mục <>Select PDF to convert, duyệt đến file PDF muốn chuyển đổi sang, gõ email nhận kết quả tại mục<> Email Word file to. Xong, nhấn nút <>Convert to Word để bắt đầu chuyển đổi.

Hoặc, bạn cũng có thể tải về miễn phí phần mềm Nitro PDF Reader với chức năng tương tự nhưng chạy trên nền Desktop, cho phép chuyển đổi cùng lúc nhiều file PDF sang Word.

2. Bổ sung thẻ Developer

Thẻ Developer chứa các lệnh liên quan đến Macros, giúp bạn truy cập nhanh đến các chức năng tự động thực hiện thao tác. Để hiển thị thẻ Developer trên thanh Ribbon, bạn vào menu <>File > <>Options > <>Customize Ribbon, đánh dấu trước mục <>Developer. Nhấn <>OK.

3. Xem trang văn bản dưới dạng Thumbnail

Xem trang văn bản dưới dạng Thumbnail giúp bạn dễ dàng duyệt nhanh đến trang muốn xem. Để hiển thị trang văn bản dạng Thumbnail, bạn mở thẻ <>View, đánh dấu trước tùy chọn <>Thumbnail (đối với Office 2007) hoặc <>Navigation Panel (đối với Office 2010). Ngay lập tức, danh sách trang Thumbnail sẽ hiển thị tại cột bên trái màn hình, muốn chuyển nhanh đến nội dung trang nào bạn chỉ việc chọn trang tương ứng từ danh sách trên.

4. Bỏ định dạng văn bản khi copy

Nếu copy toàn bộ văn bản (từ web chẳng hạn) bao gồm cả nội dung và định dạng vào Word, bạn sẽ thấy tốc độ copy rất chậm, đôi khi còn làm Word bị treo. Để thuận lợi, bạn chỉ nên copy nội dung mà bỏ qua định dạng bằng cách copy theo cách thông thường, sau đó thay vì nhấn <>Ctrl+V, bạn mở thẻ <>Home, nhấn nút mũi tên bên dưới nút <>Paste, chọn <>Paste Special, chọn tiếp <>Unformatted Text. Xong, nhấn <>OK.

5. Dùng lại menu dạng cũ

Nếu không quen với kiểu bố trí menu dạng Ribbon của Office 2007/2010, bạn có thể chuyển giao diện menu về dạng cũ bằng cách tải và cài đặt tiện ích UbitMenu (dung lượng 360 KB). Sau khi cài đặt, bạn khởi động lại Office 2007/2010 sẽ thấy giao diện menu kiểu cũ như Office XP/2003.

6. Bảo vệ tài liệu bằng mật khẩu

Để thiết lập mật khẩu cho tài liệu, bạn vào menu <>File > <>Save As. Tại hộp thoại Save As vừa xuất hiện, bạn nhấn nút <>Tools > <>General Options, gõ mật khẩu dùng để mở nội dung tài liệu tại mục <>Password to open và mật khẩu dùng để chỉnh sửa nội dung tài liệu tại mục <>Password to modify. Xong, nhấn <>OK.

7. Tìm kiếm thư đã xóa

Mặc định, tùy chọn tìm kiếm <>All Items của Outlook không bao gồm việc tìm kiếm các email đã xóa trong thư mục <>Deleted Items. Nếu muốn Outlook tìm cả những email nằm trong thư mục Deleted Items, bạn cần vào menu <>Tools > <>Options > <>Preferences > <>Search Options, đánh dấu trước tùy chọn Include messages from the Deleted Items folder. Xong, nhấn <>OK.

8. Tắt thông báo có thư mới

Mỗi khi có email mới, Outlook sẽ thông báo cho bạn biết bằng cách hiển thị cửa sổ nhỏ bên dưới khay hệ thống, đồng thời phát âm báo. Tuy nhiên, nếu không thích cách thông báo này, bạn có thể tắt bằng cách vào menu <>Tools > <>Options > <>Preferences > <>Email Options, nhấn nút <>Advanced E-mail Options, bỏ đánh dấu trước tất cả các tùy chọn bên dưới mục When new items arrive in My Inbox. Xong, nhấn <>OK.